Przechowywanie ksiąg rachunkowych – vademecum wiedzy

Zamknięcie ksiąg rachunkowych ma miejsce w terminie 15 dniu od zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Księgi oraz wszelkie dokumenty w nich zawarte przedsiębiorca prowadzący pełną księgowość ma obowiązek przechowywania przez określony czas i w ściśle wskazany sposób.

Księgi rachunkowe muszą być przechowywane przez okres 5 lat, zatwierdzone sprawozdania finansowe również 5 lat, ale w tym przypadku lata liczone są od roku następnego następującego po ich zatwierdzeniu. Istotne jest, że podmioty prowadzące pełną księgowość sporządzają ww. sprawozdania w formie elektronicznej. Konieczny jest tu podpis elektroniczny bądź też podpis zaufany. Ustawa o rachunkowości wskazuje również wprost, że przedsiębiorcy wpisani do KRS sporządzają sprawozdania tylko i wyłącznie w formacie udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Sprawozdanie sprawdzone przez biegłego rewidenta podpisane musi być także wyłącznie w formie elektronicznej.

Całą dokumentację księgową w formie elektronicznej należy przechowywać tak, aby zapewnić jej niezmienność, chronić ją przez rozpowszechnianiem czy też wszelkiego rodzaju uszkodzeniem. Aby sprostać tym wymaganiom, konieczne jest zastosowanie specjalistycznego oprogramowania. Niezbędne jest również utworzenie kopii wszystkich dokumentów i zapisanie jej na elektronicznych nośnikach. Jeżeli firma nie może zapewnić ww. warunków, konieczne jest wydrukowanie wszystkich dokumentów, podpisanie i przechowywanie w formie papierowej za dany okres sprawozdawczy. Wszelkich informacji dotyczących przechowywania ksiąg rachunkowych dostarczy z pewnością profesjonalne biuro rachunkowe, które można znaleźć w Internecie wskazując np. księgi rachunkowe Łódź.

Trzeba wiedzieć, że dokumentacja może być przechowywana poza firmą, ale tylko przez podmiot, który specjalizuje się w tej materii. Warto też wspomnieć, że koszty przechowywania ksiąg rachunkowych poza siedzibą firmy stanowią koszty operacyjne.